четверг, 14 апреля 2011 г.

Аутсорсинг и разработка технической документации. Стереотип второй, все можно сделать своими руками

Публикую вторую часть статьи аутсорсинг и разработка технической документации. Оригинал статьи по адресу: http://wiki.itorum.ru/2011/04/14/autsorsing-i-razrabotka-texnicheskoj-dokumentacii-2/.
Наиболее удобно рассматривать данную проблему с точки зрения нагрузки на отдел технической документации потенциального заказчика работ по разработке технической документации и связи этой нагрузки с жизненным циклом изделия (Рисунок 1).
clip_image002
Рисунок 1
Я думаю, никто не будет спорить, что нагрузка на отдел технической документации зависит от стадии жизненного цикла изделия, для которого разрабатывается и актуализируется техническая документация. При разработке изделия уровень нагрузки на отдел технической документации максимален, после постановки изделия на производство он несколько снижается, но все равно некоторое время остается достаточно высоким т.к. на производстве возникает масса изменений, которые нужно вносить в техническую документацию. Своего минимума нагрузка на отдел технической документации достигает на постпроизводсвенных стадиях жизненного цикла.
Таким образом, можно сделать вывод, что нагрузка на отдел технической документации в течении всего жизненного цикла изделия не постоянна. Взяв за допущение тот факт, что количество сотрудников отдела технической документации не меняется, можно говорить о том, что возможности отдела технической документации остаются постоянной величиной на протяжении всего жизненного цикла изделия. В результате пересечения графика нагрузки на отдел технической документации и графика возможностей данного отдела, образуются три графические области:
1. Область превышения нагрузки на отдел технической документации (на рисунке 1 помечена красным clip_image004);
2. Область простоя отдела технической документации (на рисунке 1 помечена синим clip_image006);
3. Область реально выполненных работ отделом технической документации (на рисунке 1 помечена зеленым clip_image008).
Анализ рисунка 1 позволяет сделать вывод о том, что отдел технической документации может разработать техническую документацию в установленные сроки за счет:
1. Снижения качества разрабатываемой документации. Качеству технической документации планируется посвятить отдельную статью. Например, одним из показателей качества каталога деталей и сборочных единиц является количество иллюстраций, так вот, зачастую, чтобы уложиться в сроки разработчики технической документации снижают количество иллюстраций в каталоге. В результате этого потенциальный пользователь получает неполный каталог и при выходе из строя ряда узлов и агрегатов просто не может их заказать.
2. Привлечения дополнительных ресурсов, т.е. расширение штата отдела технической документации на период разработки и поставки изделия на производство (рисунок 2).
clip_image010
Рисунок 2
Данный процесс связан со следующими проблемами:
· Специалистов в области технической документации не так много, как хотелось бы, и их привлечение на столь короткий период весьма проблематично.
· Если привлекать не специалистов и обучать их, то это дополнительные расходы плюс отвлечение специалистов предприятия для обучения, вновь прибывших сотрудников.
· Кроме того сам процесс набора новых сотрудников и их последующего увольнения связан с массой проблем в первую очередь финансовых.
3. Кроме того, разработка технической документации может быть осуществлена силами отдела технической документации в том случае если возможности отдела технической документации выше максимальной нагрузки на него (рисунок 3).
clip_image012
Рисунок 3
Однако, в таком случае, на построизводственных стадиях предприятие понесет значительные финансовые издержки, связанные с содержанием чрезмерно большого отдела технической документации.
Из всего вышеизложенного получается, что в случае появления мнения: «Мы все можем сделать сами», можно сделать вывод о том, что либо предприятие разрабатывает не качественную техническую документацию, либо несет значительные финансовые издержки на содержание отдела технической документации. И следствие из этого вывода. Ситуация, когда предприятие промышленности привлекает стороннего разработчика технической документации, абсолютно нормальна и показывает, что предприятие умеет считать свои деньги.
Опровергнув стереотип «Мы все умеем сами», хотелось бы описать возможные варианты привлечения аутсерсеров для разработки технической документации.
В общем случае возможны три варианта привлечения аутсерсеров для разработки технической документации:
1. Привлечение стороннего разработчика для выполнения работ превышающих возможности отдела технической документации. Наиболее полно данную ситуацию иллюстрирует процесс привлечения аутсерсера для выполнения разовой работы по разработке технической документации (Рисунок 1).
2. Привлечение стороннего разработчика для выполнения работ по разработке технической документации и актуализации технической документации в период постановки продукции на производство. В данном случае целесообразно сократить численность отдела технической документации, оставив при этом в ведение отдела актуализацию технической документации на постпроизводственных стадиях жизненного цикла изделия (Рисунок 4).
clip_image014
Рисунок 4
3. Передача всех функций отдела технической документации аутсерсеру. Такой вариант является предпочтительным для небольших предприятий, где нет смысла содержать отдел технической документации, а потребность в актуализации технической документации существует.
Таким образом, не вызывает сомнения, что привлечение аутсерсеров для разработки технической документации позволяет сэкономить предприятию значительные средства. Экономия достигается за счет того, что организации, разрабатывающие техническую документацию, как правило, имеют узкую специализацию, это позволяет им аккумулировать опыт разработки технической документации и за счет этого разрабатывать качественную техническую документацию в максимально короткие сроки.

Комментариев нет:

Отправить комментарий